インサイドセールスの基盤となるメソッドとして情報管理があります。
そして、この顧客情報をもとに、最適なアプローチ方法、アプローチのタイミング、アプローチスパン等を決定します。
その結果、質の高い、多くのセールスリード（見込み）を創ることが可能になりますが、そのためには、顧客情報の鮮度、質、そして共有・活用できる環境にあることが重要です。
■どのような情報を管理・蓄積すべきか？
顧客情報といっても様々な情報がありますが、どのような情報を管理すればよいのでしょうか。
それには大きく３種類の情報があります。
１つ目は顧客プロフィール情報です。これは、対象となる企業の住所、電話番号などの連絡先情報のほか、年商、業種などの顧客の概要を表すデータです。個人を対象とする場合は、性別や年齢もこれに該当します。
２つ目は、顧客の特性やニーズを表す顧客プロファイル情報です。例えば、サービスに関する導入の有無や利用状況、購入形態など顧客へ直接ヒアリングしなければ分からないような情報です。この情報がとりわけ重要でプロファイル情報が充実していれば、顧客にマッチした対応ができます。
ちなみに、プロフィールは仏語、プロファイルは英語であり、もともとは同じ言葉です。但し「プロファイル」というと様々な設定情報の集まりという意味合いがあることから、この２つを弊社では上記のように定義し、分けて使用しています。
そして３つ目は、履歴情報です。顧客との接点に関する履歴、ログです。セミナー参加履歴や問い合わせ履歴、その他営業などの折衝履歴もこれに該当します。顧客とのコンタクトのスパンを図る場合や、分業体制、引継を行う場合に非常に役立ちます。
■どのようにして管理するのか？
顧客情報はシステムを使用して管理します。紙のファイルやＥＸＣＥＬを使って管理しているケースもまだまだ多いようですが、世の中にはＳＦＡやＣＲＭソフトと呼ばれる顧客管理を行うソフトがたくさんリリースされています。その他、ファイルメーカーやマイクロソフト社のＡＣＣＥＳＳなど、データベースソフトで構築されたデータベースなどもあります。
どのようなツールを使って管理するのかは別として、とにかく「共有」し「一元管理」することがポイントです。セミナー参加者リストはあっちのファイル、営業進捗はこっちのファイル、メールマガジン送信リストはさらに別のソフトで・・・となると、顧客に関する情報をトータルで見ることが非常に困難な状態になり、効果的な活動ができません。
その顧客がメールマガジンを読んでいて、いつどのような問合せがあり、それに対して誰が、いつどのような対応をし、次のアクションはいつ・誰が・何をするのかなどの情報を記録しておけば、インサイドセールスと営業（フィールドセールス）の分業もスムーズに行えます。
さらに、蓄積された情報を時にはテキストマイニングなどを行い、分析すると、より有効なセールスプロモーションを展開することができます。
■良い顧客データベースシステムとは････
弊社でもこれまでクライアント企業・自社ともにたくさんの情報管理ソフトを使用してきました。そこで、しばしばお客様から「どこのデータベースがいいのですか？」と聞かれたり、「○○を導入しようと思いますがどう思いますか？」とご相談を頂くことがあります。
結論は、どのようなシステムを使用しても使う側の運用イメージがしっかりしているかどうかで、良いシステムにも悪いシステムにもなります。ですから多少の違いはあるにせよ、一般的にはどのソフトであろうとそう違いはありません。
とはいえ、良いデータベースにはいくつか特徴があります。以下のチェックポイントに沿って検討してみてください。
後は使って初めてこういう活用をしたいから、こっちがいいとか、この点をもっとスムーズに･･･といったや要望も出てくることでしょう。
そこで、まずは始めやすいＡＳＰタイプの顧客情報管理ソフトを中心に、ソフトウェア選びから運用ルールの構築までを支援させて頂いております。
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